私は秘書の仕事を長くしているのですが、
秘書以外にも、総務や営業なども、おそらく業務内容が多岐にわたる職種ですよね。
もともと片づけは苦手で、焦りやすく、一杯いっぱいになると投げ出したくなる。
そんな、とても秘書には向いていないような私が、
突発的な対応や同時進行タスクの多い仕事をする上で、
精神的に追い詰められず、複数のタスクを効率よく進めるコツを見つけたので、共有します。
「分からないこと」を１つ１つ消す
たくさんの業務に溢れると、精神的にも時間的にも余裕がなくなりますよね。
その「余裕のない状態」が続くと、精神的にどんどん苦しくなり、焦った結果ミスが生まれやすくなります。
そうならないために、とにかく大切なのは
「分からないことをなくす（消す）こと」。
人は、「よく分からないもの」に恐怖を抱くと言われています。
不安から、思考や行動の停止につながり、
どんどん精神的にも時間的にも余裕がなくなってしまいます。
分からないことが増えると「迷い」が発生し、後回しをする癖がつきやすくなります。
私は研究室秘書の仕事を始めて1年になるのですが、「研究」の分野に関して全くの初心者なので、
医療機関で10年以上勤めてきましたが、知らないことの方が圧倒的に多かったのです。（今でもあります）
ただ、例えそんな初心者であっても、
忙しすぎる上司からは、どんどん仕事の依頼を受けます。（忙しい人のサポートが秘書の仕事なので）
1年前の仕事を始めた当初は全く余裕がなく、
周りの方に聞く時間も、それが効率的という考えにも至らなかったので、なかなか辛かったのですが、
そのコツを覚えた今は、以前よりも心に余裕を持って、仕事に取り組めるようになりました。
今日も、全く初めての源泉徴収票についての依頼を受けたり、ネットバンキングのエラーが発生、届いているはずの書類が見当たらず財団に問い合わせをしたり、
片道5分かかる建物にいる上司から「10分でスキャンを終えて戻ってきてください」と資料を渡されたり。
なかなかてんやわんやでしたが、この「分からないことを１つ１つ潰していく」を心がけたことで、
ほぼ定時で帰ることができました。
冷静に考えれば当たり前のことかもしれませんが、いっぱいいっぱいになると冷静な判断もできなくなるもの。
（特に私は、身の回りが散らかっていると頭が混乱しやすくミスをしやすいです）
やることをやりきったので、達成感に溢れた清々しい気持ちで退勤しました🌿笑
とにかく「書き出す」
もう１つ、複数の業務を効率よく進めるためのコツをご紹介します。
それは、「タスクを書き出すこと」。
これはよく耳にすることかなとも思いますが、とにかくオススメ。
頭の中で考えていることを「視える化」することで、確実に１つ１つ完了をつくることができます。
１箇所にまとまっていると、1日の仕事として見ることができるので、
仕事の流れを作りやすくなったり、より効率的な方法を思いつきやすくもなります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます🍀
お役に立てれば嬉しいです😊
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